Техэксперт: Обсуждение нормативных документов
Позволяет организовать единое информационное пространство и автоматизировать процесс экспертного обсуждения действующих документов и проектов документов.
Кому:
Специалистам и руководителям, ответственным за процесс разработки и актуализации внутренней нормативной документации на предприятии.
Жизненный цикл нормативного документа компании состоит из нескольких этапов, одним из которых является экспертное обсуждение проекта перед согласование в СЭД.
Перед актуализацией действующего документа также важно провести такое обсуждение.
Перед актуализацией действующего документа также важно провести такое обсуждение.
Проблемы и риски на этом этапе:
Нет единого пространства (обсуждения ведутся по почте, в файловых хранилищах и в облаке), а значит обсуждение проекта или документа непрозрачно для всех участников
Затягиваются сроки обсуждения из-за отсутствия автоматизации рутинных задач и трудоемкости обработки всех замечаний и предложений
Ценные предложения могут быть случайно пропущены или не учтены
Замечания и предложения дублируются
Текст обсуждаемого проекта или документа и отзывы по нему не защищены от изменения или удаления
Возможные последствия:
Снижается качество внутреннего фонда
Повышаются риски, связанные с несвоевременной разработкой/актуализацией документов
Автоматизация процесса обсуждения с помощью подсистемы «Обсуждение нормативных документов» позволит сделать эффективнее совместную работу и взаимодействие сотрудников, сократить трудозатраты, а также снизить риски при работе с документацией.
Возможности:
Сценарии работы:
Закрытое обсуждение проекта документа экспертной группой (в т.ч. в несколько этапов)
Обсуждение существующего документа, подлежащего актуализации (в том числе, для приоретизации плана по актуализации фонда)
Сбор замечаний к документу или проекту от неограниченного круга лиц
Проведение обсуждений внешних документов, например, разработанных сторонними организациями
Эффект от внедрения
1. Повышение качества внутреннего фонда:
Более глубокое и всестороннее обсуждение документов и проектов
Минимизация риска потери ценных замечаний и предложений
2. Сокращение временных затрат на этапе обсуждения:
Автоматизация рутинных операций
Устранение дублирования отзывов
3. Повышение прозрачности процесса:
Единое рабочее пространство и взаимодействие в режиме реального времени
Формирование сводных отчетов по обсуждениям
Защита текстов и отзывов от несанкционированных изменений
Удобные инструменты поиска и фильтрации информации
4. Снижение рисков, связанных с несвоевременной разработкой и актуализацией документов, что помогает обеспечивать:
Изготовление продукции в срок
Успешное прохождение проверок компании в части полноты и актуальности нормативных документов
Выпуск продукции, соответствующей установленным стандартам
Оцените все возможности СУ НТД прямо сейчас. Оставьте заявку на демо-доступ, и наш менеджер свяжется с вами.