Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов

Подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» создана для автоматизации процессов, связанных с разработкой новых или актуализацией существующих документов.

Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счет автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.

Важный момент: внешне бизнес-процессы разработчиков стандартов мало изменятся. Они, как и прежде, будут выполнять свою работу в привычных для них текстовых редакторах (например, в MS Word). Но за управление этими текстовыми редакторами теперь будет отвечать Конструктор НД.

Подсистема позволяет:

• использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов); Эти требования установлены в ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Соответствие базового шаблона ГОСТ 1.5-2001 делает Конструктор НД универсальным средством для разработки нормативных документов в большинстве компаний, т.к. принятые в организациях требования к нормативной документации обычно базируются на требованиях к ГОСТ.
• адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД);
• проводить автоматизированные проверки разработанного документа;
• использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа;
• устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов;
• создавать редакции документов;
• создавать изменения к документам;
• подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование;
• публиковать согласованные и утвержденные документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).

Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:

1. Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счет автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведенным в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.
   

   Разработка НД ведется в редакторе MS Word, в котором появляются дополнительные возможности, учитывающие требования к оформлению, структуре, разработке НД заказчика.
2. Повышение качества разработанной документации за счет автоматизированного анализа текста (выявление неактуальных ссылок, противоречащих терминов).
   

   В Конструкторе НД предусмотрена расстановка ссылок на упомянутые в тексте НД с автоматическим выделением недействующих документов.
   

   Текст разрабатываемого НД в любой момент можно проверить на наличие ссылок на устаревшие НД. Также подсистема подскажет, на что НД был заменен, и на основании анализа разработчик сможет произвести замену ссылки на актуальный НД.
3. Возможность перейти к работе с требованиями, а также SMART-сервисами на цифровой платформе «Техэксперт».

Подсистема позволяет поддерживать документы организации на одном технологическом уровне с документами профессиональных справочных систем "Кодекс"/"Техэксперт" — то есть создавать его в виде контейнера данных, который содержит:

• привычный текст в формате текстового редактора (например, MS Word) или преобразованный в формат PDF;
• слой данных в SMART-формате, включающий глубоко структурированный текст (текст в SMART-формате), реквизиты, редакции документов, вложения (текстовые, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т. д.).

Глубоко структурированный текст позволяет работать с главной составляющей нормативных документов — требованиями. Требования в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т. д.

Все это помогает широко использовать требования в рабочем процессе: не только подбирать их по различным параметрам и читать, но и отслеживать изменения, создавать собственные подборки, сравнивать ревизии, интегрировать требования в рабочую документацию с возможностью отслеживания статуса и совершать другие операции.

В текущей версии решения разработка документа производится в приложении Microsoft Word. В целях поддержки политики импортозамещения, принятой на многих российских предприятиях, в ближайших версиях Конструктора НД будет реализована интеграция с отечественным редактором «МойОфис» и пакетами LibreOffice и AlterOffice.

Дополнительную информацию о Конструкторе нормативных документов и о его возможностях можно прочитать в статье «Конструктор нормативных документов: новый шаг к SMART-стандартизации»:

В соответствии с требованиями к оформлению, структуре и содержанию НД Заказчика реализуется работа с таблицами, рисунками, формулами, нумерованными и маркированными списками, приложениями.