Техэксперт: Контроль оборота нормативных документов

Подсистема предназначена для автоматизации процесса контроля оборота нормативных документов и учета бумажных копий на предприятии, процедуры ознакомления сотрудников с документами, а также контроля сроков плановой актуализации нормативных документов.

Возможности:

Блок «Учет копий»:

• Определение нормативных документов, подлежащих учету копий:
  • Неограниченное количество списков;
  • Могут включать как внешние, так и внутренние документы;
  • Формируются вручную (из любых нормативных документов) или автоматизированно по правилам (документы с конкретными атрибутами);
• Настройка прав на выгрузку и печать:
  • Настройки прав на выгрузку и печать для каждого списка;
  • Определение ответственных за печать учтенных копий по спискам;
• Контроль актуальности выданных копий:
  • Информирование ответственного об изменении статуса документа, копии которого выданы;
  • Просмотр списка сотрудников, которым выдана копия документа;
  • Организация рассылки для возврата устаревшей копии;
• Учет выдачи бумажных и электронных копий:
  • Фиксация факта выдачи (кому, когда, дата возврата);
  • Фиксация возврата/утери/уничтожения;
  • Рассылка уведомлений о наступлении срока возврата копии;
  • Рассылка уведомлений об истечении срока возврата;
  • Отчет по выданным/возвращенным копиям документов (возможность фильтра, сортировки, выгрузки в MS Excel);

Блок «Учет копий» позволяет гибко настроить списки нормативных документов, в отношении которых применяется процедура контроля оборота бумажных и электронных копий

Для ответственных доступен функционал рассылки уведомлений о необходимости возврата копии

Блок «Ознакомление»:

• Подготовка списков нормативных документов для ознакомления:
  • Неограниченное количество списков;
  • Могут включаться как внешние, так и внутренние документы;
  • Списки формируются вручную либо автоматизированно по заданным правилам;
• Организация рассылки на ознакомление:
  • Выбор сотрудников из оргштатного расписания (по людям/по подразделениям/по предприятиям);
  • Настройка параметров рассылки (однократная/повторяющаяся);
  • Рассылка по расписанию или вручную;
• Уведомления о необходимости ознакомления приходят на электронную почту и в ИСС "Техэксперт"/"Кодекс" (аналогично сервису «Документы на контроле»);
• Контроль ознакомления:
  • Сотрудник в явном виде должен подтвердить ознакомление;
  • Информация отображается в отчете об ознакомлении в режиме реального времени;
  • Настройка повторных рассылок-напоминаний;
• Каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам.

Функционал «Ознакомление» позволяет выбрать документы из Единого фонда электронной документации, создать список сотрудников, которые должны с ними ознакомиться, сделать рассылку на ознакомление через электронную почту

Пользователю необходимо в явном виде подтвердить факт ознакомления.
Информация об этом зафиксируется у ответственного в отчете в режиме реального времени

Блок «Актуализация»:

• Определение ответственных за актуализацию:
  • Объединение внутренних нормативных документов в списки, назначение ответственных за актуализацию для каждого списка;
  • Возможность назначить держателя подлинника;
• Настройка рассылок:
  • Определение срока рассылок (за сколько дней до даты актуализации направить рассылку);
  • Однократные и повторяющиеся рассылки;
• Формирование отчетности:
  • Отчет с прошедшим сроком актуализации документов.

Функциональность контроля сроков плановой актуализации НД позволяет сформировать списки НД, назначить на каждый ответственного за актуализацию, организовать рассылку с напоминанием

Информация об актуализации НД или о том, что срок актуализации прошел, будет доступна ответственным в отчетах