Единый фонд электронной нормативной документации — это основа СУ НТД.

Единый фонд включает в себя:

1. Внешнюю документацию в составе профессиональных справочных систем «Техэксперт» и «Кодекс», в которые включаются правовые, нормативные и технические документы: законы и подзаконные акты, техрегламенты, ГОСТы, СНиПы, СанПиНы, типовая проектная документация, словари, образцы, судебная практика (всего более 20 миллионов документов), а также зарубежных и международных стандартов.
2. Внутреннюю документацию — стандарты предприятия, ТУ, ТПУ, инструкции, локальные документы дочерних компаний и другие документы, необходимые в работе специалистам предприятия.

Работа с единым фондом производится на платформе «Техэксперт» — надежной и устойчивой платформе с интуитивно понятным интерфейсом.

Документы внешнего и внутреннего фонда связаны между собой гиперссылками.

Создание Единого фонда электронной нормативной документации на предприятии позволяет решить проблему разрозненности источников информации и неудобства при работе с документами.

С помощью фонда все сотрудники предприятия получат доступ к внешней и внутренней документации, сократят время на поиск и анализ нормативной информации.

Работа с документами производится на  платформе «Техэксперт»  — надежной и устойчивой платформе с интуитивно понятным интерфейсом.

Поиск всех необходимых документов и терминов как в Интернет-браузере — через единую поисковую строку. Поиск понимает аббревиатуры, сленг, сокращения, а также автоматически исправляет ошибки.

Система подсказок поможет выбрать нужный запрос или документ уже на этапе набора текста.

Результатом поиска станет подборка документов, образцов, разъяснений экспертов и терминов.

Обратите внимание, что документы внешнего и внутреннего фонда находятся в едином поисковом пространстве, что позволяет изучить вопрос комплексно.

Помимо основного поиска пользователям также доступен «Поиск по атрибутам». Работа этого сервиса также знакома пользователям поисковых систем — выберите необходимое сочетание атрибутов, и атрибутный поиск предложит подборку документов, отвечающих заданным условиям.

Работать с документами удобно — навигация по тексту осуществляется через оглавление и поиск внутри текста. Документы снабжаются подборкой связанных документов и материалов. Вся сопроводительная информация указана в статусе.

В зависимости от выданных прав документ можно печатать, копировать, сохранить на компьютере.

Пользователям фонда доступны сервисы, упрощающие работу с информацией:

1. Сервис «Документ на контроле» позволяет отмечать важные для пользователя документы. Как только в документе произойдут изменения — система автоматически известит об этом.

2. Сервисы «Сравнение редакций», «Сравнение норм и стандартов», «История стандарта» помогают отследить изменения в нормативных документах и оценить влияние этих изменений на текущий производственный процесс.

Сравнение редакций

3.Собственные подборки документов можно хранить в «Папках пользователя».

4.Благодаря сервису «Двухоконный режим» можно изучать два документа одновременно.

5.Благодаря «Заметкам пользователя» вы можете оставлять свои комментарии прямо в тексте.

Системы «Техэксперт» — это современные, умные, профессиональные справочные системы, содержащие нормативно-правовую, нормативно-техническую документацию, уникальные сервисы, услуги и готовые решения для специалистов предприятий ведущих отраслей экономики России.

В системы включаются:

• нормативно-техническая документация (ГОСТ, СНиП, ГН, Р, ГЭСН и т.д.)

• нормативно-правовые акты органов госвласти (законы, постановления, законопроекты и т.д.)

• технологическая документация (чертежи, схемы и т.д.)

• классификаторы и словари

• аналитические материалы

• справочная информация

Системы «Техэксперт» ориентированы на руководителей и специалистов производственных подразделений предприятий и организаций всех основных отраслей экономики: энергетики, нефтегазовой промышленности, машиностроения, строительства, связи и других.

С нами сотрудничают ведущие организации страны:

• Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

• Федеральная служба по экологическому, технологическому и атомному надзору

• Министерство промышленности и торговли

• Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства

• Министерство энергетики

• Министерство природных ресурсов и экологии

• Министерство обороны

• Министерство регионального развития

• Федеральная служба государственной статистики

• Евразийская экономическая комиссия

• Российский Союз Промышленников и Предпринимателей (РСПП)

• Комитет ТПП  по техническому регулированию, стандартизации и качеству продукции

• Российский Союз Строителей

• Национальное объединение проектировщиков (НОП)

• Национальное объединение строителей (НОСТРОЙ) и др.

АО «КОДЕКС» — официальный партнер API, ASTM Int., SAI GLOBAL, SAE Int., IEC, ÖNORM, ASME, SAC, CNIS и др.

Мы обеспечиваем доступ к любым международным и зарубежным стандартам, необходимым в работе предприятиям различных отраслей. Все стандарты являются официальными, поставляются на легальной основе на основании прямых договоров с соблюдением авторских прав.

Перечень услуг:

• Предоставление зарубежных стандартов.

• Актуализация документов (мониторинг изменений).

• Перевод документов с/на любой иностранный язык.

• Формирование тематической/отраслевой подборки стандартов.

• Поиск соответствий между российскими и зарубежными стандартами.

• Разработка СТО на основе перевода зарубежного стандарта.

Формат предоставления стандартов:

• В электронном виде.

• В формате коллекций.

• В печатном виде.

• В виде индивидуальной базы зарубежных и международных стандартов на платформе «Техэксперт».

Наши поставщики международных и зарубежных стандартов:

Крупнейший мировой реселлер:

• SAI GLOBAL

Разработчики:

• ASTM International

• ASME

• API (Американский институт нефти)

• SAE International

• Институт стандартов Австрии ÖNORM — Austrian Standards

• Институт стандартов Венгрии

• Институт стандартов Финляндии

• SAC — Администрация по стандартизации КНР

• Китайский национальный институт стандартизации CNIS

• Институт стандартизации Вьетнама

• Бюро стандартизации Индии

и другие зарубежные разработчики.

Всего более 1 800 000 зарубежных и международных стандартов от 460 организаций-разработчиков.

Позволяет создать единое корпоративное хранилище — фонд самых разнообразных документов, необходимых в текущей операционной деятельности предприятия.

Фонд может содержать не только внутренние документы — разработанные внутри предприятия, но также и внешние — приобретённые, например: ТУ, международные стандарты и многое другое.

Возможности:

• Защита от несанкционированного доступа и потери данных;

• Поддержание мультиоператорского режима наполнения фонда;

• Внесение документов разных типов (документы СМК, СТО, инструкции, методики, КД, организационно-распорядительные и т.д.);

• Формирование собственных классификаторов (в т.ч. многоуровневых) и атрибутов;

• Хранение документов в различных форматах: текстовых, графических, мультимедийных;

• Настройка гипертекстовых связей между внутренними и внешними документами;

• Поддержка сервисов цифровой платформы «Техэксперт» (сравнение редакций, документы на контроле, навигация по оглавлению и т.д.);

• Создание списков документов (внедрённых, используемых, для пересмотра и актуализации) и отчётов по ним;

• Создание Базы знаний предприятия за счёт простоты использования инструмента и поддержки внесения любого формата документов.

Подсистема «Техэксперт SMART: Конструктор нормативных документов» создана для автоматизации процессов, связанных с разработкой новых или актуализацией существующих документов.

Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счёт автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.

Важный момент: внешне бизнес-процессы разработчиков стандартов мало изменятся. Они, как и прежде, будут выполнять свою работу в привычных для них текстовых редакторах (например, в MS Word). Но за управление этими текстовыми редакторами теперь будет отвечать Конструктор НД.

Подсистема позволяет:

• Использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов).

  Эти требования установлены в ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Соответствие базового шаблона ГОСТ 1.5-2001 делает Конструктор НД универсальным средством для разработки нормативных документов в большинстве компаний, т.к. принятые в организациях требования к нормативной документации обычно базируются на требованиях к ГОСТ.

• Адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например, локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД).

• Проводить автоматизированные проверки разработанного документа.

• Использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа.

• Устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов.

• Создавать редакции документов.

• Создавать изменения к документам.

• Подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование.

• Публиковать согласованные и утвержденные документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).

Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:

1. Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счёт автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведённым в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.

2. Повышение качества разработанной документации за счёт автоматизированного анализа текста (выявление неактуальных ссылок, противоречащих терминов).

3. Возможность перейти к работе с требованиями, а также SMART-сервисами на цифровой платформе «Техэксперт».

Подсистема позволяет поддерживать документы организации на одном технологическом уровне с документами профессиональных справочных систем "Кодекс"/"Техэксперт" — то есть создавать его в виде контейнера данных, который содержит:

• привычный текст в формате текстового редактора (например, MS Word) или преобразованный в формат PDF;

• слой данных в SMART-формате, включающий глубоко структурированный текст (текст в SMART-формате), реквизиты, редакции документов, вложения (текстовые, мультимедиа-вложения, 3D-модели и т.д.).

Глубоко структурированный текст позволяет работать с главной составляющей нормативных документов — требованиями. Требования в структурированном тексте можно выделять, атрибутировать, классифицировать, объединять в реестры и т.д.

Всё это помогает широко использовать требования в рабочем процессе: не только подбирать их по различным параметрам и читать, но и отслеживать изменения, создавать собственные подборки, сравнивать ревизии, интегрировать требования в рабочую документацию с возможностью отслеживания статуса и совершать другие операции.

Подробнее о SMART-стандартах и нормативных требованиях

В текущей версии решения разработка документа производится в приложении Microsoft Word. В целях поддержки политики импортозамещения, принятой на многих российских предприятиях, в ближайших версиях Конструктора НД будет реализована интеграция с отечественным редактором «МойОфис» и пакетами LibreOffice и AlterOffice.

Дополнительную информацию про Конструктор нормативных документов и о его возможностях вы можете прочитать здесь: https://cntd.ru/cifrovaya-transformacia/konstruktor

С помощью модуля «Пользовательский словарь» вы можете создать корпоративный словарь терминов и аббревиатур, решающий следующие задачи:

• Приведение к единообразию внутренней терминологии за счет аккумулирования всех терминов из внутренней документации в едином пространстве в электронном виде.

• Обеспечение соответствия определений внутренних терминов (из корпоративного словаря) внешним (взятым из внешних нормативных документов) за счет интеграции с терминами из Единого словаря терминов «Техэксперт».

Модуль «Контроль актуальности ссылочных документов» позволяет автоматизированно проверять актуальность ссылок в документах внутреннего фонда.

Работа с актуальной нормативной информацией напрямую влияет на повышение качества выпускаемой на предприятии продукции и обеспечивает безопасность производства. Произведенная вовремя актуализация позволяет избежать штрафов и рисков, связанных ними.

Благодаря модулю значительно ускорится процесс актуализации, а также исключится вероятность ошибки пропуска неактуальной ссылки по причине человеческого фактора.

«Техэксперт: Контроль оборота НД. Учет копий» автоматизирует процесс учета бумажных и электронных копий нормативных документов.

Возможности:

1. Определение НД, подлежащих учету копий:

• Неограниченное количество списков;

• Могут включать как внешние, так и внутренние НД;

• Формируются вручную (из любых НД) или автоматизированно по правилам (НД с конкретными атрибутами).

2. Настройки для учтенных копий:

• Настройки информации в колонтитулах;

• Настройка водяного знака.

3. Настройка прав на выгрузку и печать:

• Настройки прав на выгрузку и печать для каждого списка НД;

• Определение ответственных за печать учтенных копий по спискам НД.

4. Контроль актуальности выданных копий:

• Информирование ответственного об изменении статуса НД, копии которого выданы;

• Просмотр списка сотрудников, которым выдана копия НД;

• Организация рассылки для возврата устаревшей копии.

5. Учет выдачи бумажных и электронных копий:

• Фиксация факта выдачи (кому, когда, дата возврата);

• Фиксация возврата/утери/уничтожения;

• Рассылка уведомлений о наступлении срока возврата копии;

• Рассылка уведомлений об истечении срока возврата;

• Отчет по выданным/возвращенным копиям НД (возможность фильтра, сортировки, выгрузки в MS Excel).

Задачи, которые поможет решить подсистема:

• Снизить риски использования устаревших НД на рабочих местах сотрудников.

• Перейти к работе с НД в электронном виде (использовать бумажные копии только в ситуациях, когда это действительно необходимо для выполнения задач).

• Снизить время на организацию и контроль выдачи учтенных копий на 45%.

Широкие возможности платформы «Техэксперт» позволяют интегрироваться с другими программными продуктами и корпоративными системами.

В СУ НТД возможна:

• Интеграция на основе API

• Интеграция с приложениями Microsoft Office, Libre Office, Adobe Acrobat, T-Flex CAD, КОМПАС 3D, AutoCAD, NanoCAD, Siemens NX, Semantic MDM, почтовыми приложениями

• а также разработка индивидуального модуля интеграции с действующими приложениями на предприятии заказчика (СЭД, САПР, ERP, PLM, АСУ ТП)

API «Техэксперт» — мощный инструмент для интеграции, который поможет организовать единое информационное пространство (интернет-сайт, корпоративный портал, внутренняя документация).

API «Техэксперт» располагает специальным инструментарием, который:

• позволяет написать собственное программное обеспечение, полностью интегрирующее СУ НТД в информационную среду, установленную у пользователя;

• обеспечивает взаимодействие собственных и внешних приложений между собой;

• предоставляет возможность разработать прикладное программное обеспечение силами самого эксплуатирующего предприятия.

Возможности специализированного API, реализованного сервером, позволяют:

• Начать сеанс с сервером ПК: запуск, идентификация, авторизация;

• Осуществлять полнотекстовый и атрибутный поиск;

• Подготавливать структуры данных для осуществления атрибутного поиска;

• Получать список документов.

Предоставляя средства для запроса программных сервисов, API гарантирует доступ или возможность открытия приложения: портал/приложение имеет собственный интерфейс, в который «встроена» поисковая машина программного комплекса «Техэксперт».

Пользователи СУ НТД сопровождаются сертифицированными сервисными центрами на основе единого стандарта обслуживания, действующего по всей стране.

В рамках сопровождения обеспечивается информационная, техническая, консультационная и экспертная поддержка.

• Через Службу поддержки пользователей можно подать заявку на поиск редкого или архивного документа, задать вопрос о работе с системами, узнать о новинках систем и услуг, заказать их демонстрацию.

Служба поддержки пользователей

Кроме того, у пользователя всегда есть возможность обратиться на Линию профессиональной поддержки «Задай вопрос эксперту» и получить индивидуальную консультацию ведущих специалистов по сложным рабочим вопросам для принятия правильных решений.

• «Горячие документы»  — это возможность получить новые важные документы до включения их в систему.

• Регулярная новостная рассылка позволит ежедневно быть в курсе всех последних новостей интересующих отраслей.Подписаться на отраслевые новости.

• «Информационный бюллетень Техэксперт»  — официальное печатное информационно-справочное издание по техническому регулированию для специалистов, работающих с нормами, правилами, стандартами.

«Техэксперт: Контроль оборота НД. Ознакомление» автоматизирует процесс ознакомления с нормативными документами на предприятии.

Возможности:

1. Подготовка списков нормативных документов для ознакомления:

• Неограниченное количество списков;

• Могут включаться как внешние, так и внутренние НД;

• Списки формируются вручную либо автоматизированно по заданным правилам.

2. Организация рассылки на ознакомление:

• Выбор сотрудников из оргштатного расписания (по людям/по подразделениям/по предприятиям);

• Настройка параметров рассылки (однократная/повторяющаяся);

• Рассылка по расписанию или вручную.

3. Уведомления о необходимости ознакомления приходят на электронную почту и в ИСС "Техэксперт"/"Кодекс" (аналогично сервису «Документы на контроле»).

4. Контроль ознакомления:

• Сотрудник в явном виде должен подтвердить ознакомление;

• Информация отображается в отчете об ознакомлении в режиме реального времени;

• Настройка повторных рассылок-напоминаний.

5. Каскадирование процесса: рассылка может направляться руководителям подразделений, руководитель подразделения через специальный функционал может перенаправить ее своим сотрудникам.

Задачи, которые поможет решить подсистема:

• Ознакомить новых сотрудников с обязательными для исполнения локальными нормативными актами.

• Ознакомить сотрудников с новыми/измененными документами, обязательными к применению.

• Уведомить о появлении/вступлении в действие важных нормативных документов.

• Уведомить о появлении в едином фонде нормативных документов, закупленных по заявкам подразделений.

«Техэксперт: Контроль оборота НД. Актуализация» автоматизирует процесс контроля сроков плановой актуализации НД.

Возможности:

1. Определение ответственных за актуализацию:

• Объединение внутренних НД в списки, назначение ответственных за актуализацию для каждого списка;

• Возможность назначить держателя подлинника.

2. Настройка рассылок:

• Определение срока рассылок (за сколько дней до даты актуализации направить рассылку);

• Однократные и повторяющиеся рассылки.

3. Формирование отчетности:

• Отчет об НД с прошедшим сроком актуализации.

Задачи, которые поможет решить подсистема:

• Автоматизировать рассылки уведомлений о необходимости планового пересмотра НД;

• Автоматизировать контроль соблюдения сроков плановой актуализации НД.

Проблематика

В каждой компании существует большое количество формализованных и неформализованных бизнес-процессов и процедур, и их количество только растет. И даже при наличии актуальных требований к процессу у сотрудников нет четкого понимания, где их взять. Отсутствие информации по бизнес-процессам или недостаточная ее прозрачность может сказаться на согласованности действий и скорости выполнения задач. В результате страдает эффективность и производительность труда на отдельных участках производственного или обслуживающего процессов, что в конечном счете негативно сказывается на качестве производимой продукции или оказываемых услугах.

Для эффективной и согласованной работы специалистам нужны организация, систематизация и визуализация актуальной информации по конкретным процессам и задачам, выполняемым на предприятии. Решить вопрос по их информационному сопровождению помогает подсистема «Техэксперт: Цифровые кабинеты».

Назначение и функциональность

Подсистема «Техэксперт: Цифровые кабинеты» — это инструмент для гибкой индивидуальной настройки фонда документации под конкретные процессы и задачи.

Подсистема позволяет настроить целевое обеспечение процессов документацией, явно или потенциально содержащей требования, а также методическими, методологическими и технологическими материалами, и, при этом, контролировать полноту информации и исключить дублирование документов по теме.

Настройка фонда документации может осуществляться:

• По бизнес-процессу, подпроцессу, задаче;

• По выпускаемой продукции и услугам;

• По направлениям деятельности предприятия;

• Для отдела;

• Для отдельного специалиста.

Примеры цифровых кабинетов в зависимости от задачи:

• Кабинет СМК;

• Кабинет стандартизатора;

• Кабинет лаборатории;

• Кабинет технолога;

• Кабинет конструктора;

• Кабинет молодого специалиста;

• Кабинет бережливого производства;

• Процесс сертификации продукции;

• Процесс прохождения аккредитации;

• Процесс производства конкретного изделия/группы изделий и т.д.

Возможности подсистемы:

1. Структурировать и визуализировать внешнюю и внутреннюю документацию (нормативно-правовую, нормативно-техническую, организационно-распорядительную, справочную и т.д.) по бизнес-процессам и задачам;

2. Организовать информационные стенды для доведения информации до сотрудников подразделений или всего предприятия;

3. Контролировать полноту информации и исключить дублирование документов по теме;

4. Организовать систематизированную Базу знаний, как главный элемент системы управления знаниями (компетенциями) или системы адаптации специалистов.

5. Успешно проходить внутренние и внешние аудиты и аккредитацию в части:

• Выполнения требования по представлению сотрудникам актуальной, полной и достоверной информации.

• Выполнения требования по непрерывному улучшению.

• Выполнения требования по контролю и управлению информационным обеспечением процессов организации.

• Выполнения требования по снижению рисков по использованию сотрудниками неактуальной, неполной или нецелевой информации.

Подсистема стала новым компонентом цифровой платформы «Техэксперт» и еще одним шагом в сторону обеспечения предприятий инструментарием для обеспечения индивидуального подхода и повышения удобства при работе с информацией.